物业档案员报考条件

1. 物业业主档案建立

物业档案的分类
(一)档案的分类

档案的分类即档案种类的划分，也就是根据一定的标准，按照档案的异同点对档案进行分门别类。档案的分类可因时期、场合、对象、范围的不同而不同，但综合多年来我国档案界出现过的诸多档案分类，我们将档案的分类概括为两种类型：一是档案实体分类；二是档案信息(内容)分类。

1.档案实体分类

档案实体分类，就是以档案实体即档案原件为分类对象，按照档案的形成特点和历史联系，把档案逐级分为多种类别。档案实体分类包括三个层次：

(1)国家档案整体的分类

这是对国家全部档案进行的最高层次的分类，是按照档案的若干重要属性(历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等)，从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如，我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆；按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆；按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆；按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。

(2)档案馆馆藏档案的分类

这是对一个档案馆全部档案的分类，一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同，可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如，我国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案；建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。

(3)全宗内档案的分类

这是对一个全宗的全部文件的分类，一般是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等特征进行分类。例如，一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类；一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会计类等。

我们通常所说的档案分类，主要是指档案实体的分类。

2.档案信息(内容)分类

档案信息(内容)分类，也称为档案检索分类，就是以档案所记述的内容为对象，依据内容所反映的社会实践活动的性质，按照逻辑方法进行统一分类。这种分类不受档案所属全宗的限制，主要用于编制分类目录、开展档案信息的机械化和自动化检索，一般不适用于档案实体的分类。为了建立统一的档案检索系统，我国于1987年出版了《中国档案分类法》，并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》，作为全国通用的档案分类标准。

档案实体分类和档案信息(内容)分类，是功能和体系不同的两种分类法。在具体运用这两种不同分类法时，一方面必须明确不同的分类对象，一方面要使这两种分类相互配合，以使档案的日常管理和档案信息资源的开发途径，能更加多样、科学、方便。

在档案管理实践中，出于方便实际管理工作的需要，可以将一个全宗的档案按内容性质分为普通档案和专门档案两大类，并把普通档案分为文书档案、科技档案和声像档案三个小类。文书档案是指该单位在制定或执行方针、政策、法规、计划、指导或汇报工作、总结经验、进行交往等社会管理活动中形成的，主要以文字为记录形式的档案，包括日常管理工作档案、党群工作档案、已故人员档案、荣誉档案等；科技档案是指记述基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的档案，包括设备档案、基建档案、科研档案等；声像档案是指以化学合成材料——胶片、磁带等为载体，以声音和影像为记录方式的档案。而专门档案则是专指本单位相对说来较具专门性的业务工作活动形成的，别的单位没有的档案，如物业管理公司的物业管理专门档案。由于这种划分方法具有一定的合理性和适用性，因此一直被广泛采用。

(二)物业档案的分类

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。

1.党群工作档案。是物业管理公司开展党委、工会、团委工作时形成的各类文件材料。

2.行政管理和经营管理档案。这是物业管理公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成的档案。

3.基建档案。是指在各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案。对物业管理公司来说，主要是指在接管验收开发建设单位移交的新建物业或接管验收已经投入使用的原有物业时所收到的文件、图纸材料，以及在以后的物业管理活动中对物业进行较大规模的改建、扩建、维修、养护时所形成的文件、图纸材料。

4.设备档案。是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器仪表等的档案。包括有关车辆、通信设备、复印机、计算机等的说明书、安装维修记录等的文件、图纸材料。

5.会计档案。是指物业管理公司在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。

6.人员档案。是指物业管理公司在人事管理活动中形成的，记述和反映本公司员工各方面情况的档案。

7.科教档案。主要是指物业管理公司对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案。

8.物业管理专门档案。是指在开展具体的物业管理活动中形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的各种形式的文件材料。

(1)物业清册：全面反映所有物业单元的自然状况及权属状况的文件材料。

(2)物业维修档案：物业中各单元在进行维修时所产生的一系列文件材料。对于整栋大楼或公共设施的维修养护所形成的文件材料属于基建档案。

(3)物业租赁档案：物业管理部门在开展租赁业务时所形成的原始的文件材料。

参考物业管理网
http://www.gywygl.com/PMDict/PMDictShow.aspx?ClassID=531&QuestionsID=187

(4)业主及住户档案：反映物业中各单元的业主及住户的具体情况的文件材料。

(5)物业管理服务档案：物业管理部门在开展绿化、环卫、保安、车辆管理等管理工作及为住户提供委托服务、开展经营活动时所产生的文件材料。

五、物业档案的特点和作用
(一)物业档案的特点

物业档案与其他类型档案相区别的主要部分就是物业管理专门档案，因此，物业档案的特点主要也就是物业管理专门档案的特点。

物业管理专门档案和其他档案相比较，有一些突出的特点。比如，档案的形成领域较为局限、组成档案的文件材料较为稳定及档案的动态性、完整性等。认识和研究这些特点，对掌握物业管理专门档案的运动规律，开展物业档案工作，实现物业档案的科学管理和开发物业档案信息，具有重要的指导意义。

1.形成领域较为局限。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。因此，在物业管理活动中形成的物业管理专门档案的文件材料，也必定只能形成于与物业有着密切联系的领域。

2.档案的动态性较强。有关物业的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业管理专门档案的一个显著特点——动态性较强。

3.组成档案的文件材料较为稳定。物业管理工作虽然繁琐但并不复杂，每一项物业管理活动在走上正轨后就按照一定的程序重复进行，因此所形成的档案的文件材料也比较稳定，且常常具有统一的规格样式。物业管理专门档案文件材料的稳定性使得物业档案开展标准化管理和计算机管理具备了最基本的条件。

4.档案的完整性。物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，体现出一种完整性。

5.和人们的日常生活息息相关。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。

6.公开性和隐密性并存。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比，具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密，这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。

(二)物业档案的属性和价值

通常所说的档案价值是指档案的利用价值，即档案对社会实践活动的作用。构成价值的客观基础是客体的属性，所谓档案的价值也就是档案的属性与人们的社会需要的统一。

与广义的档案一样，物业档案的属性包括本质属性和一般属性。

档案的本质属性即原始记录性，是构成档案特殊价值——凭证价值的基础。从档案的形成来看，它是在一项工作的进行过程中即时形成或从当时使用的文件转化而来的，不是事后另行编制的，因此它客观地记录了事物发生发展的历史，是有说服力的历史证据。例如大厦的安全监控录像，在有必要查证出入情况时，它是最能令人信服的证据。这是因为它记录的是当时的出入人物，而非其他时候人为组织拍摄的录像片。另一方面，在档案本身的物体形态上保留着真切的历史标记，例如监控录像上有某人进出大厦的影像，这是既不能篡改又不能抹杀的，具有法律效力。所以说原始记录性决定了档案的凭证价值。

档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性。档案的这些属性是构成其一般价值——参考价值的基础，而人们获取这些知识、情报的需求使档案的参考价值得以体现。在物业档案中，住户档案包含了各家庭的人口结构、出入规律、爱好习惯、生活需求等信息，在需要决定物业管理的经营服务方向时，这些信息就是可靠的参考基础。当然，发挥物业档案参考价值的前提是档案必须真实可靠，这一点就取决于日常的收集积累是否认真了。

(三)物业档案的作用

正确评价物业档案的作用，可以深化人们对它的认识，有利于物业档案工作的发展。

物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。

1.物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新改造所必不可少的重要依据。日新月异的科学技术发展和人们对居住需求的不断提高，使现代建筑工程进入地下和埋入建筑体内部的管线、设施越来越多，越来越复杂。这些工程一旦发生故障，物业本身的档案就是宝贵的财富。它可以使物业的维修、养护工作事半功倍，省时省力并减少对住户的影响。因此，开发建设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业管理时同时移交给物业管理单位；更换物业管理单位时，原物业管理单位也应该将物业开发建设的档案材料和在物业管理中维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。

2.物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。通过这部分档案，物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求，从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如，当从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时，可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务；若住用人主要是普通工薪阶层时，可考虑提供电器维修服务，适当兴建几个自行车保管站等；而如果住用人中老人较多，则可开设“老人活动室”等场所。这样，可以减少服务的盲目性，提高管理工作的效率，增加经营活动的收入。因此，物业公司在业主购房时或住用人租房时就应该掌握物业业主和住用人的第一手资料，在住用人入住后应迅速将物业使用人的档案材料补充完善，并且在物业管理工作过程中不断进行积累。当更换物业管理公司时，原物业管理公司应该将物业业主和住用人的资料完整地向新的物业管理公司提供。

3.物业档案具有一定的凭证作用。物业档案是物业管理活动中形成的真实原始记录，因此它和其他档案一样，也具有凭证作用。比如安全监控录像档案，它真实地记录着某时某刻有何人进出过某幢大楼，当有必要查询当时该幢大楼的出入情况时，安全监控录像档案就是最有力的凭证。

4.物业档案是开展物业管理研究的基本统计素材。随着物业管理的不断发展和完善，对物业管理的研究工作也正在逐步开展。由于物业档案系统而翔实地记录着物业管理活动近年来方方面面的情况和数据，其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果，因此，物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源。例如，通过全面查阅分析某一住宅小区的租赁档案，可以了解该小区近年来的租赁情况，包括租金走势、价位、租赁人群的特征及对租赁房屋朝向、楼层、面积大小的喜好等，从而总结出进一步拓展该小区租赁市场的经验和对策。

当然，物业档案中普通档案的作用也是不可低估的，它是物业管理公司日常工作开展的忠实记录，其凭证和查考作用是公司正常运作的基本保证。

参考物业管理网
http://www.gywygl.com/PMDict/PMDictShow.aspx?ClassID=531&QuestionsID=188

http://www.gywygl.com/PMDict/PMDictShow.aspx?ClassID=511&QuestionsID=135

2. 怎样如何进行物业档案管理

物业档案管理

物业档案是物业形成、变迁和管理工作中的历史记录。因此物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分。
物业档案是指关于某物业所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的，具有参考价值，应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1、物业档案的内容：
物业档案的内容主要由物业设计施工图、物业产权档案和物业卡片三部分组成（简称图、档、卡）。此外，根据物业管理的工作需要所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。
物业设计
反映物业现状的图纸，在物业大修或改建时，它们反映了物业的功能和结构等的变化情况，使之成为与物业的现状相吻合的专业图纸；是物业使用、保养、维修的重要依据。
物业管理公司可以通过图纸了解物业的分布，占有、结构、面积、层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积，了解物业使用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况，为正确使用和维护物业提供了重要依据。
2、物业档案的特点：专业性、动态性、真实性、价值性、法律性。
3、物业管理档案的要求：
物业档案管理工作是一项动态性较强的管理工作，当物业的产权发生移动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时，各种物业资料应及时进行变更异动，才能保证物业资料的准确、完整、真实、真正反映物业的状况。为此，物业档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。具体的要求是：
（1） 收集资料要全面；
（2） 整理资料要规范；
（3） 保管资料要科学；
（4） 变更资料要及时；
（5） 使用资料要得当；
（6） 统计资料要准确。
4、物业档案的收集
收集的实质就是集中，收集工作是物业档案管理工作的起点，是一个重要环节。物业档案收集的要求是：
（1） 纳入计划、明确责任；
（2） 内容要齐全、完整、准确、翔实；
（3） 形式要标准规范；
（4） 载体要丰富。
5、物业档案的整理
（1）物业档案的整理要求：
整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化。
要求做到 ：分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限准确，装订整齐、牢固，案卷封面、脊背、卷内目录和备考表（异动记录）填制准确、字迹工整、图样清晰，载体和装具质地优良，便于保管和利用。
（2）设备档案管理
设备的标识、建帐和资料的管理
① 设备的标识：
所有设备实现单机悬挂《设备卡》，标识该机的编号、技术资料、责任人、运行状况等。
② 设备的建帐：
建立《机电设备台帐》，台帐内容包括：设备名称、统一编号、型号、生产厂家、技术资料、保养人等。
③ 设备资料的归档：
每台设备资料依次编入：每台设备所涉及的设备检查保养计划表、设备检查保养表、机电设备维修保养记录表及说明书、合格证等。

3. 日常物业管理档案主要包括哪些方面

物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业公司行政管理档案。

4. 什么叫物业管理档案

物业管理，是指物业管理企业受物业所有人的委托，依据物业管理委托合回同，对物答业的房屋建筑及其设备，市政公用设施、绿化、卫生、交通、治安和环境容貌等管理项目进行维护、修缮和整治，并向物业所有人和使用人提供综合性的有偿服务。 一是常规性的公共服务，主要有以下几项： ①房屋建筑主体的管理及住宅装修的日常监督； ②房屋设备、设施的管理； ③环境卫生的管理； ④绿化管理； ⑤配合公安和消防部门做好住宅区内公共秩序维护和安全防范工作； ⑥车辆道路管理； ⑦公众代办性质的服务； 二是针对性的专项服务： ①日常生活类； ②商业服务类； ③文化、教育、卫生、体育类； ④金融服务类； ⑤经纪代理中介服务； ⑥社会福利类； 三是委托性的特约服务： 物业管理企业在实施物业管理时，第一大类是最基本的工作，是必须做好的。同时，根据自身的能力和住用人的要求，确定第二、第三大类中的具体服务项目与内容，采取灵活多样的经营机制和服务方式，以人为核心做好物业管理的各项管理与服务工作，并不断拓展其广度和深度.

5. 物业公司物业档案管理办法和行政档案管理办法

一、物业管理公司档案管理规定：

1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司管理保密规定：

1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三．物业管理公司档案资料：

1、物业管理公司验收档案：

1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；

3）机电设备保养合约；

4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；

5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；

6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；

2、物业管理公司二次装修档案：

1）用户单元二次装修图则及审批手续；

2）二次装修期间管理处监督检查资料；

3、业户资料：

1）入伙情况记录；

2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

4、物业管理公司管理文本汇编：

1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；

2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；

3）物业管理公司各项管理分包合约；

5、物业管理公司设备维修保养类：

1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；

2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；

3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；

4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；

6、物业管理公司设施设备检测类：

1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；

2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；

3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；

4）避雷系统要有定期检测报告；

5）应有定期沉降检测报告；

6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；

7）其它设施设备检测记录资料；

7、物业管理公司物业管理处运作类：

1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；

2）物业管理公司管理费收缴情况

3）物业管理公司管理费财务报告

4）物业管理公司物业管理处运作报告；

物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议）

*物业管理公司物业管理处值班记录

*保安值班记录

*设备值班与巡检记录

*管理工作计划与报告

*工程设备管理计划与报告

*物业管理公司物业管理处往来信函

*用户报修与投诉处理记录

*承包商维修或保养工作情况记录

……

详细请参考物业管理网
http://www.gywygl.com/

http://blog.sina.com.cn/gywygl

6. 有关档案管理员以及物业公司的相关问题

按你提交的问题顺序回答:

1. 要回答这个问题首先要了解档案的分类。按类型分有：文书档案、内科容技档案、财务档案和声像档案；按载体分有：实体档案(如纸质载体、奖杯等）、电子档案。随着计算机信息化技术的发展，应用计算机软件对档案进行管理是大势所趋。

2. 这类软件很多，比较专业的有“清华紫光软件”、“飞扬软件”等等。

3. 要经营好物业公司，最好到国内外做得好的类似公司去学习经验，结合自身的特点来经营。

7. 什么叫物业管理档案

物业管理档案，顾名思义就是物业管理工作当中需要存档的文件